Toimittajavalintoja ja tarjouspyyntöprosessi (Talopaketti & kellari), OSA 1: Esitietokyselyt (RFI)

Meistä molemmat sekä kilpailevat asiakkaista (vastaavat tarjouspyyntöihin) että kilpailuttavat erilaisia kokonaisuuksia asiakkaiden laskuun työssään. Tyypillistä ammattiylpeydelle on, että hommat tehdään perusteellisesti - niin tässäkin tapauksessa. Jonkun mielestä perusteeellisuus tarkoittaa erittäin pahoja ylilyöntejä - mutta huvinsa kullakin ;)

Ensimmäinen toimittajavalinnan eli tarjouspyyntöprosessin vaihe lähtee tietysti liikkeelle potentiaalisten toimittajien valinnalla. Asiakkaan puolelta on fiksua rajata vastaanottajat potentiaalisiin toimijoihin, koska kukaan ei halua olla se toimittajan kivi kengässä, joka pyytää turhaan täyttämään taulukoita ja lippulappusia.

Meillä matkaan lähti Excel taulukko, johon toimittajan on helppo täyttää meille tärkeät esitiedot suoraan Excel muotoiseen taulukkoon.

Suomessa potentiaalisia talo- ja kellaritoimittajia kuitenkin riittää. Meiltä esitieto (Request for Information, RFI) pyyntö lähti 24 talopakettitoimittajalle sekä 10 kellaritoimittajalle. Esitietokyselyn hyvä puoli on se, että se tiputtaa pois sellaiset toimijat, jotka a) eivät itsekään usko menestymiseensä ja b) joita ei asiakkaan palvelu alusta asti kiinnosta kovin paljoa.

Excel lähti toimittajille matkaan tällaisen saateviestin kera

Hei,

Onnittelut! Tämän sähköpostin saaminen tarkoittaa sitä, että yrityksellänne voi olla mahdollisuus päästä mukaan rakennusprojektimme tarjouskilpailuun.

Rakennamme kellarillisen hirsitalon Tampereen Vuorekseen 2016 ja 2017 aikana. Tämä sähköposti liittyy tarjouskilpailun ensimmäiseen esitieto (RFI) vaiheeseen. Voitte siis halutessanne olla mukana tarjoamassa projektiimme hirsitalopakettia.

Tarjouspyyntöprosessin alustava aikataulu on seuraava:

29.5 Esitietopyynnöt tarjoajille (RFI)

3.6 Kirjallinen vahvistus kiinnostuksesta osallistua tarjousprosessiin (toimittajan aikaraja liitteen Excelin palautukselle)

1.6 – 4.6 – Soittomahdollisuus toimittajille (ark. vain klo 17 – 18)

*dd.6 Suunnittelu valmis – Tarjouspyynnöt toimittajille  (RFP)

*dd.6 Toimittajien (2 kpl) valinta sopimusneuvotteluvaiheeseen (RFQ)

*dd.6 – xx.7 Vierailu referenssikohteissa sekä toimittajien luona

*dd.7 Toimittajan valinta ja sopimuksen allekirjoitus

*Ajat tarkentuvat suunnitteluvaiheen edetessä, tarkemmat tarjouksenjättöajat  ja –ohjeet tarjouspyynnössä.

Perustiedot hankkeestamme

Rakentajat: Antti ja Anna-Maria 

Tonttinumero: 837-327-7708-X

Osoite: Rautalepänkatu XX, Tampere

Suunniteltu Talotyyppi: Yksitasoinen hirsitalo + Kellari, Rinneratkaisu*

Suunniteltu Koko: 140-160m2

Suunniteltu lämmitys: Maalämpö + vesikiertoinen lattialämmitys

Perustamistapa: Maanvarainen anturaperustus

Muuta: Talo tulee olemaan moderni (ml. nurkat) ja vähintään energialuokka C.

Suunniteltu rakennusaikataulu:

 - Rakennuksen aloituslupa ja pohjatöiden aloitus: 1.10.2016

 - Tavoite kellarin valmistumiselle: 13.11.2016

 - Tavoite vesikattoon: 11.12.2016*

 - Tavoite projektin valmistumiselle: 9.6.2017

- Tavoiteaikataulu muutolle: 13-15.6.2017

* Rakennuslupa- ja suunnitteluvaiheen viivästymisen tai toimittajien suositusten takia talopaketin pystytys siirtyy mahdollisesti keväälle.

** Alustava toive, voi vielä muuttua

Muutamia poimittuja kuvia, joiden perusteella suunnittelija tekee meille talosuunnitelmaa:

https://fi.pinterest.com/annamariavaris/vuores/

Toivoisin teiltä siis vastausta tähän sähköpostiin täytetyn RFI excelin kera 3.6.2016 mennessä.

- Voitte liittää vastaukseenne sopivaksi katsomanne materiaalia tarjonnastanne.

Kiitämme vaivannäöstänne sekä kiinnostuksestanne rakennusprojektia kohtaan!

Yhteistyöterveisin,

Antti ja Anna-Maria Varis

Vastaavanlainen paketti lähti varioituna myös valituille kellaritoimittajille.

Mielenkiintoista valinnoissa oli, että yksi suurimmista toimijoista ei viitsinyt erillisestä pyynnöstä huolimatta vastata esitietokyselyyn, kun taas osa pienemmistä teki lähes täydellistä työtä esitietojen toimittamisessa.

Meillä vastauksia tuli 10 toimittajalta, joista jatkoon pääsi 7 toimittajaa. RFI vaihe tuo tietysti jo tiedot ennakkoasetelmat tarjouspyyntövaiheeseen. Varsinkin jokunen pienempi toimittaja loisti aktiivisuudellaan sekä perusteellisilla vastauksillaan kiilaten selviksi ennakkosuosikeiksi. Kuitenkin, jokaisella jatkon valitulla toimijalla on vielä aito mahdollisuus tulla valituksi.

Vastauksista sekä reaktioista huomasi kyllä selvästi, ettei RFI-prosessi tai Excelin käyttö ole kovinkaan tuttua kaikille tämän alan toimijoille. Ehkäpä tässä muutetaankin toimialan toimintatapoja? ;)

Kun jatkoon päässeet toimijat ovat selvillä, on tietysti fiksua informoida sekä jatkoon päässeitä, että prosessista tippuneita toimijoita. Alla vielä esimerkit näistä viesteistä.

Viesti jatkoon päässeille toimijoille:

Hei,

Onnittelut! Olette päässeet mukaan Tampereen Vuoreksen tontille 837-327-7708-X  rakennettavan kellarillisen hirsiomakotitalon tarjouskilpailuun.

Kiitämme teitä kovasti saamistamme hyvistä vastauksista kysymyksiimme. Jatkossa on tällä hetkellä yhteensä 7 toimittajaa (kellari + hirsipaketti yhteenlaskettuna)

Meillä on tällä hetkellä menossa talon suunnitteluvaihe, jonka tavoitevalmistumispäivämäärä on juhannuksena 24.6.2016. Pian tämän jälkeen saatte meiltä tarjouspyynnön, jonka mukaisesti toivomme teidän tarjoavan kohdettamme.

Toivomme teidän ehdottavan tapaamisaikoja alle annetulle tapaamisaikavälille, jolloin tapaamme teitä mieluusti tarjoukseen liittyvissä asioissa.

Tämän hetken projektille suunniteltu alustava aikataulu päivitettynä:

26.6. 2016 Suunnittelu valmis – Tarjouspyynnöt toimittajille
29.6 – 1.6.2016 Tapaamisajat, Tampereen alueella (pyydämme ehdotuksia teiltä, aika/paikka)
3.7.2016 Viimeinen palautuspäivä tarjouksille
5.7.2016 Toimittajien (2 kpl) valinta sopimusneuvotteluvaiheeseen & ilmoitukset toimittajille
7.7 – 12.7.2016 Vierailut referenssikohteissa sekä toimittajien luona (sopimusneuvottelut)
15.7.2016 Toimittajan valinta
31.7.2016 – Tavoite rakennuslupamateriaalin valmistumiselle & rakennusluvan lähetys

Perustiedot ja muutamia tämänhetkisiä toiveitamme taloon liittyen:

Rakentajat: Antti ja Anna-Maria 

Tonttinumero: 837-327-7708-X

Osoite: Rautalepänkatu XX, Tampere

Suunniteltu Talotyyppi: Yksitasoinen hirsitalo + Kellari, Rinneratkaisu*

Suunniteltu Koko: 140-160m2

Suunniteltu lämmitys: Maalämpö + vesikiertoinen lattialämmitys

Perustamistapa: Maanvarainen anturaperustus

Hirsityyppi: Painumaton Lamellihirsi

Muuta: Talo tulee olemaan moderni (ml. nurkat) ja vähintään energialuokka C.

Suunniteltu rakennusaikataulu:

 - Rakennuksen aloituslupa ja pohjatöiden aloitus: 1.10.2016

 - Tavoite kellarin valmistumiselle: 13.11.2016

 - Tavoite vesikattoon: 11.12.2016*

 - Tavoite projektin valmistumiselle: 9.6.2017

- Tavoiteaikataulu muutolle: 13-15.6.2017

* Rakennuslupa- ja suunnitteluvaiheen viivästymisen tai toimittajien suositusten takia talopaketin pystytys siirtyy mahdollisesti keväälle.

** Alustava toive, voi vielä muuttua

Yhteistyöterveisin,

Antti ja Anna-Maria 

Viesti jatkosta tippuneille toimijoille:

Hei,

Olemme valinneet 6 toimittajaa jatkokeskusteluihin ja tarjouspyyntömme vastaanottajiksi ja lähestyneet näitä tahoja erikseen.

-          Tämä sähköposti tarkoittaa valitettavasti sitä, että te ette olleet valittujen tahojen joukossa.

Valintaperusteet tarjouspyynnön vastaanottajiksi tehtiin seuraavin perustein:

1) RFI lomakkeen palauttaminen annettuun aikaan mennessä

2) Panostus RFI lomakkeen sisältöön – ”palveluhalu ja alttius”

3) Referenssikohteet ja määrät ko. alueilla

4) Yrityksen koko ja kannattavuus (riskit)

Kiitämme kaikkia meille vastanneita tahoja ja toivotamme hyvää kevään jatkoa!

Terveisin,

Antti ja Anna-Maria

Näillä eväillä olemme siinä vaiheessa, että seuraavaksi odotellaan suunnittelun valmistumista ja sen jälkeen tarjouspyynnöt matkaan. Tässä välissä on tullut pohdittua paljon mm. taloautomaatioratkaisuja, joista on tulossa lisää pohdintaa blogiin myöhemmin.