Talonrakennusprojektin Projektinhallintaa Pilvipalveluna (Zoho Projects)

Nyt tulee taas sarjassamme näitä insinöörit asialla -kirjoituksia. Etene siis VAROVASTI =)!

Rakennusprojekti on sen verran suuri ponnistus, että sen hallintaan ei välttämättä paperi ja excelit riitä. Kun päivästä toiseen vielä paasaa asiakkaille, että toimintaa olisi mahdollista hallita - ja toimintaa johtaa ketterämmin, tarkemmin ja vähemmällä manuaalisella työllä - kun vain käyttää oikeita työkaluja, niin eihän sitä voi omaakaan vapaa-ajan projektia jättää vain ruutupaperin varaan.

Rakennusprojektissa syntyy oikeastaan neljänlaista tärkeää tietoa.

Pääkategoriat tiedolle on lueteltu alla. 

1. Viestintä
2. Dokumentit (Sopparit, suunnitelmat, piirrustukset, asiakirjat, laskut, dokumentit jne)
3. Tehtävät ja niiden etenemä
4. Raha-asiat (Budjetti, toteuma ja näiden vertaaminen)

Projektin kannalta kaikki tärkeä viestintä tulee tietysti hoitaa kirjallisena. Tähän sähköposti on oiva työkalu - ja jokaisella alkaa olla luonnollisesti oma sähköposti, jolla hommia hoitaa. Sähköpostit ovat usein varmuuskopioitu tarjoajan puolesta, jolloin tiedot ovat turvassa. Tärkeää on, että kaikesta viestinnästä jää jälki mahdollista myöhempää tarvetta varten. Puhelimessa sopimista kannattanee siis välttää..

Dokumenttien hallinta on varmasti yksi olennaisimmista asioista rakennusprojektissa. Yhden tietokoneen varaan dokumentteja ei kannata jättää, sillä kovalevyjen hajoaminen on varsin yleistä, eivätkä tiedot ole saatavilla kuin yhdestä paikasta. Kovalevyille varmuuskopiointi taitaa olla vähän -90 luvulta, joten taas pilvipalvelut puolustavat paikkaansa. Meille Dropbox oli tähän miettimättä paras vaihtoehto, koska siitä oli käytössä molemmille maksetut versiot sekä insinöörimäisen pedantisti tehty yhteinen tiedostojenjakorakenne.

Box, Google Drive, iCloud, OneDrive tai Amazonin vastaavat olisivat tähän varmasti yhtä hyviä vaihtoehtoja, mutta koska Dropbox oli jo valmiiksi olemassa, niin se oli helpoin ottaa käyttöön myös tätä projektia varten. Sinne tulee jatkossa projektin osalta myös rakennuksen turvakameran liikenauhoitukset jo vesikaton rakennusvaiheesta lähtien. Tämän hetkinen Dropbox rakenne kuvattu alla:

Tehtävien ja To-Do listojen hallintaan valmista sovellusta ei ollut meillä käytössä. iPhoneja tulee kyllä käytettyä monenlaisiin asioihin aina synkronoituvista Anylist kauppalistoista GameBook golfkierrosten seurantaan, mutta projektinhallinnalle ei vielä ollut käytössä vapaa-ajan sovellusta. Ostoslistasovellus tulee kyllä palvelemaan projektinkin ostoslistojen luomisessa, mutta tehtävälistaksi siitä ei ole.

Päivän (illan, tai itseasiassa yhden automatkan) asiaa googlailtuani löysin melko pitkän listan erilaisia ilmaisia asnenettavia tai pilvessä toimivia projektinhallintatyökaluja. Vahvimmin vastaan tulleista lista tässä:

• Asana Project Management
• Ace Project Management
• Zoho Projects
• Trello
• Wrike
• Gantt Project Management
• Freecamp

Suurin osa vastaantulleista sovelluksista oli hyvin ketterään ohjelmistokehitykseen suuntautuneita. Ne tukevat Scrum tai Kanban tyyppistä toimintatapaa, jossa taskejä siirrellään vain paikasta toiseen. Rakennusprojektin vetäminen ketterästi kuulostaa varsin hauskalle, mutta ajatuksemme on ollut kuitenkin vahvemmin perinteisen suunnitteluorientoituneen rakentamisen puolella. Tämä tarkoittaa käytännössä seuraavia ominaisuuksia projektinhallinnalle:

1. Selainkäyttöinen pilvipalvelu, johon myös iOS sovellus iPhoneen
2. Selkeä GANTT -näkymä, jossa tehtävät ja niiden riippuvuussuhteet aikajanalla
3. Kalenterimuotoinen näkymä tehtävälistaan ja niiden aikarajoihin
4. Tehtävien jako henkilöille sekä omiin tehtäväkokonaisuuksiin
5. Kustannusseuranta
6. Kevyt raportointi

Noiden viiden kohdan perusteella suurin osa listan palveluista karsiintui pois. Jäljelle loppuvalintaan jäivät Zoho Projects ja Ace Project Management. Toisaalta, loppuvalinnan tekeminen olikin sitä vaikeampaa, koska molemmat palvelut pystyvät tarjoamaan kaiken tarvittavan ja enemmänkin. En edes muista millä perusteella päätös tuli tehtyä - ehkäpä tunteella ja sitten keksi jonkun "järki"perusteen sen tueksi - kuten päätöksissä yleensä. Jos nyt asiaa harkitsisi, niin käytettävyys näyttää Acessa jopa Zohoa paremmalle.

Zoho on kuitenkin käytössä ja palvelee varsin hyvin, niin tässä lyhyt ominaisuusesittely kuvien muodossa.

Pääosassa Zohossa ovat tehtävät (tasks). Tehtävien pohjalle voi luoda projektin merkkipaalut (milestones), jotka ovat tiettyjä aikarajoja tai isompien vaiheiden aikatauluja. Jokaiseen merkkipaaluun voi liittyä useampi tehtäväryhmä (Task List). Tehtäväryhmä voi ryhmitellä eri aiheiset tehtävät, jotka pitää kuitenkin valmiina samaan merkkipaaluun mennessä. Esimerkiksi rakennuslupa- ja kilpailutusmerkkipaaluun voi kuulua erillisinä tehtäväryhmiä kilpailutus, rakennuslupa sekä jotain oheistehtäviä.

Uuden tehtävän lisääminen on tehty melko selkeäksi. Projektin alta lisättäessä ei kaikkia tietoja tarvitse syöttää erikseen, tässä kuitenkin päänäkymästä lisättäessä myös projekti pitää syöttää. Tehtävälle valitaan lista, jonka perusteella se liitetään myös oikeaan merkkipaaluun. Jokaiseen tehtävään voidaan lisätä dokumentteja, antaa tärkeysmääreitä sekä alku- ja loppuaikoja. Loppuajan ohittaneet tehtävät muuttuvat punaisiksi ja erottuvat siten hyvin joukosta. Tehtävän saa helposti myös merkattua itsensä tai jonkun muun henkilön tehtäväksi. 

Tehtäviä pääsee myöhemmin helposti muuttamaan. Tehtävälle voi luoda alitehtäviä, sen vastuuhenkilöitä voi muutaa tai sen aikataulun voi siirtää. Jokaiselle tehtävälle saa muistutukset, jotka ovat käteviä, jos käyttää puhelimessa appsia, joka muistuttaa tehtävistä hälyttämällä. Jokaiselle tehtävälle voi myös laittaa valmiusasteita (%) joiden avulla seurantanäkymissä (GANTT) nähdään yksittäisen tehtävän edistymää. Koska niin tarkalle tasolle ei tässä projektissa ole tarve mennä, niin käytännössä tehtävät kuitataan aina kerralla valmiiksi tehdyksi painamalla valmis -nappia.

Ainoa hiukan enemmän käsitöitä vaativa asia on tehtävien ketjuttaminen. Ketjuttaminen tehdään käsityönä laittamalla jokaiselle tehtävälle sen esivaatimuksena olevat tehtävät numeroina alla näkyvään kenttään. Jos aikojen kanssa on ongelmaa (esitieto loppuu myöhemmin kuin tämä alkaa) antaa järjestelmä tästä ilmoituksen ja ajat pitää siirtää käsin. Se ei tosin onnistu tästä näkymästä, joten se on käytävä tekemässä classic-näkymän kautta tai avaamalla erikseen tehtäväikkuna auki. Vastaavasti jos tehtävän aikoja yrittää muuttaa (esim. raahaamalla sitä GANTT näkymässä), järjestelmä herjaa aikaristiriidasta ja sen ratkaiseminen onnistuu vain käsin alku- ja loppuaikoja muuttamalla siten ettei ristiriitoja tule. Joustavampi ratkaisu olisi, että järjestelmä osaisi itse "työntää" ristiriitaiset tehtävät pois edestään.

Kun tuon ketjutuksen saa käsin tehtyä, on tulos kuitenkin palkitseva. Kaikki tehtävät näkyvät melko selkeästi GANTT kaaviossa -ja tehtäviä voidaan tarkastella joko merkkipaalu tai tehtävätasolla. Tämä antaa todella hyvän kuvan projektin aikataulun seuraamiseksi.

Toinen vähintään yhtä hyvä näkymä on kalenteri. Kalenterissa kaikki merkkipaalut sekä tehtävät ja niiden kestot näkyvät kalenterissa. Kalenterista on helppo katsoa mitä milloinkin olisi syytä tehdä. Erillisellä lisäosalla kalenterin saa näkymään myös omassa Outlookissa koti- tai työkoneella.

Tehtävien seuraaminen onnistuu näiden näkymien lisäksi ylätasolla myös raporttimuodossa. Jos esimerkiksi perheen sisäinen tehtävänjako tai suoritusnopeus on kiistanalainen, selviää se helposti tilastoista. Tätä ominaisuutta on siis käytettävä erityisen varoen ;)

Raha-asioiden hoitamiseksi otimme Zohoon lisäksi myös ilmaisen Invoice -moduulin käyttöön. Tarkemmin se on itseasiassa oma palvelunsa, jolla pystyisi tekemään myös laskutuksen. Kulupuolen kirjaamiseen ratkaisu on yliampuva, mutta sillä saa helposti lisättyä kulurivit eri luokkiin ja seurattua eri luokkien kulukertymään aikajanalla. Tiedot synkronoituvat saumattomasti Zohossa Project ja Invoice toimintojen kesken, joten kaiken tiedonsyötön voi tehdä Zogo Projectin käyttöliittymässä.

Zoho Invoice ei tarjoa toimintoja budjetointiin. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että budjetti joudutaan tekemään Excelissä sekä siirtämään käsin kulutiedot ainakin summatasolla Zohosta Exceliin. Tämä ikävä käsivaihe kuormittaa, mutta toisaalta arvostamme Zohossa sitä että talteen jää rivitasoinen kustannuserittely. Toisaalta, Drobox on hyvä ja luotettava paikka tälle Excel muotoisella biudjetointitiedolle.

Tällaisella portfoliolla tiedot siis pysyvät toivottavasti hallussa. Olisikos näihin hyviä lisävinkkejä, miten hommia voisi vielä helpottaa?