Ikkunoiden tarjouspyyntöprosessi

Talopaketin ja kellarin kilpailutuksen osalta suosimme isoja kokonaisuuksia, jossa toimittajat ottavat paljon kokonaisuvastuuta toimituksesta. Hirsipaketin toimittajan osalta näemme tämän vielä paljon tärkeämpänä, kuin kellarin osalta - jota varmasti tulemme kilpailuttamaan tiukemmin materiaalien ja urakan osalta erikseen.

Talopaketin (hirsien) osalta pyysimme erikseen siis urakoinnin sekä materiaalien hinnat. Päivitetyssä tarjouspyynnössä myös ikkunat, ulko-ovet ja katto oli pyydetty erittelemään. Katon osalta käynnissä on oma tarjouspyyntöprosessi, josta lisää myöhemmin. Siellä hinnat alkavat olla hyvin selvillä ja konesaumakatto näyttää todellakin järkevimmälle ratkaisulle.

Ikkunat ja ulko-ovet ovat toinen kokonaisuus, jonka hintalappu on varmasti viisinumeroinen, kun lasia on rakennuksen seinissä merkittävästi. Asiantuntijoiden mukaan tällaisen kokonaisuuden kilpailutus mahdollistaa säästöjen lisäksi myös sen, että ikkunoista saa juuri sellaiset kuin haluaa.

Ensimmäisessä ikkunatarjouspyynnössä emme osanneet määritellä kaikkia haluamiamme asioita tarpeeksi tarkasti. Tarjospyyntö jäi melko pintapuoliseksi ydinosien osalta:

Myöhemmin käytyjen keskustelujen pohjalta pystyimme tarkentamaan meille soittaneille ikkunatoimittajille hiukan vaatimuksiamme:

• Ikkunoiden väri valkea/valkea, ulkopuoli alumiinia ja sisäpuoli puuta - kuten normaalisti
• Ikkunoiden u-arvo max 0.8
• Tuuletushelat ja hyttysverkot kaikkiin tuuletusikkunoihin
• Integroidut kaihtimet kaikkiin avattaviin ikkunoihin + muutamaan valittuun kiinteään ikkunaan
• Optiona olohuoneen ovi+ikkuna muutos liukuoveksi

Nyt ikkunatarjouksia on tullut jo hyvin ja pääsemme kohta tekemään valintaa heti talopaketin valinnan jälkeen. Yhtenä tarjoajana talopakettitoimittaja tietysti yrittää saada myös tästä paketista lisämyyntiä itselleen.

Jos ikkunoiden tarjouspyyntöprosessista voi jotain oppia, niin se on ehkä kärsivällisyys. Tässäkin tapauksessa olisi hyvä tehdä ensimmäinen draft tarjouksesta, jonka perusteella tavata 2-3 maineikasta ikkunatoimittajaa. Tapaamisten perusteella tarjouspyyntö pitäisi päivittää, jolloin kaikista tarjouksista saisi edes lähes vertailtavat.

Meillä prosessi jatkuu siten, että valitsemme muutaman ikkunatoimittajan jatkokierrokselle. Siellä teemme vielä tarkemman määrittelyn ikkunoille ja kriteeristön ikkunoiden laadulle hinnan lisäksi. Sen jälkeen valinta pitäisi olla tehtävissä insinöörimäisen kaavamaisesti :).

Toimittajavalintoja ja tarjouspyyntöprosessi (Talopaketti & kellari), OSA 1: Esitietokyselyt (RFI)

Meistä molemmat sekä kilpailevat asiakkaista (vastaavat tarjouspyyntöihin) että kilpailuttavat erilaisia kokonaisuuksia asiakkaiden laskuun työssään. Tyypillistä ammattiylpeydelle on, että hommat tehdään perusteellisesti - niin tässäkin tapauksessa. Jonkun mielestä perusteeellisuus tarkoittaa erittäin pahoja ylilyöntejä - mutta huvinsa kullakin ;)

Ensimmäinen toimittajavalinnan eli tarjouspyyntöprosessin vaihe lähtee tietysti liikkeelle potentiaalisten toimittajien valinnalla. Asiakkaan puolelta on fiksua rajata vastaanottajat potentiaalisiin toimijoihin, koska kukaan ei halua olla se toimittajan kivi kengässä, joka pyytää turhaan täyttämään taulukoita ja lippulappusia.

Meillä matkaan lähti Excel taulukko, johon toimittajan on helppo täyttää meille tärkeät esitiedot suoraan Excel muotoiseen taulukkoon.

Suomessa potentiaalisia talo- ja kellaritoimittajia kuitenkin riittää. Meiltä esitieto (Request for Information, RFI) pyyntö lähti 24 talopakettitoimittajalle sekä 10 kellaritoimittajalle. Esitietokyselyn hyvä puoli on se, että se tiputtaa pois sellaiset toimijat, jotka a) eivät itsekään usko menestymiseensä ja b) joita ei asiakkaan palvelu alusta asti kiinnosta kovin paljoa.

Excel lähti toimittajille matkaan tällaisen saateviestin kera